De teelt van aardappelen is van groot belang voor de Nederlandse akkerbouwsector. Op bijna een kwart van het beschikbare areaal aan akkerbouwgrond worden aardappelen geteeld.

Daarvan is 35.000 hectare in gebruik voor de teelt van pootaardappelen. Een klein deel daarvan, nog geen 30 procent, is bedoeld als uitgangsmateriaal voor de Nederlandse teelt. Verreweg het grootste deel, ruim 70 procent, is bestemd voor de export. Deze exporten van totaal meer dan 700 miljoen kilo hebben meer dan 80 landen als bestemming. De totale handelswaarde van deze exporten bedraagt tussen de 400 en 500 miljoen euro.

Ongeveer 250.000 ton pootgoed wordt verhandeld naar landen buiten de EU. Door die veelheid van bestemmingslanden en de uiteenlopende smaken en bereidingswijzen daar, wordt een breed scala aan wensen aan de aardappel gesteld. Dat heeft in Nederland geleid tot een zeer uitgebreide veredelingssector, die steeds weer nieuwe rassen weet te produceren, die steeds beter aan al die verschillende eisen voldoen. Naast de consumenten stellen ook de telers en verwerkers van de aardappelen steeds nieuwe en strengere eisen aan de aardappel. Denk daarbij aan het geschikt zijn voor het klimaat in de landen van bestemming, maar zeker ook aan het resistent zijn tegen ziekten, waardoor er minder gewasbeschermingsmiddelen hoeven te worden gebruikt. De veredelaars planten jaarlijks 1,5 miljoen zaailingen uit, waaruit na strenge selectie uiteindelijk 3 tot 4 nieuwe rassen per jaar overblijven. Door al die wensen van producenten en consumenten bestaan er op dit moment zo'n 250 verschillende rassen die tegemoetkomen aan al die verschillende eisen uit de 80 landen van bestemming.

De pootaardappel is uitgangsmateriaal voor vele duizenden hectaren teelt in de landen van bestemming. Daardoor worden hoge eisen gesteld aan pootaardappels. Voor een groot deel worden deze eisen al gesteld in het eigen kwaliteitssysteem van de sector zelf, waarop van oudsher wordt toegezien door de Nederlandse Algemene Keuringsdienst, afgekort de NAK. Deze ziet toe op het grondgebruik en het gebruikte uitgangsmateriaal. Tijdens de teelt worden door de inspecteurs van de NAK minstens drie veldkeuringen verricht. Tijdens en na de oogst worden aanvullende inspecties van grond en knollen uitgevoerd. In hun uiteindelijke handelsverpakking, krijgt iedere zak dan een certificaat van de NAK mee, dat voor dit ras en deze sortering aan alle strenge eisen is voldaan.

De landen van bestemming leggen bovenop de interne Nederlandse eisen nog een aantal aanvullende eisen, in Nederland vertaald als de exporteisen naar dat land. Deze eisen hebben veelal te maken met ziekteverwekkers, in vaktaal Q-organismen. Dat zijn ziekteverwekkers (insecten, schimmels, bacteriën) die soms in het ene land voorkomen en daar, bijvoorbeeld door het klimaat of de andere teelten, nauwelijks schadelijk zijn, maar in het land van bestemming grote schade aan de landbouw of natuur zouden kunnen aanrichten.

Vroeger werden deze laatste eisen gecontroleerd in een laatste inspectie door de Plantenziektenkundige Dienst, kort voor vertrek van de zending. In het programma Plantkeur heeft het Ministerie van LNV deze inspectietaak onder strenge voorwaarden overgedragen aan de keuringsdienst, in dit geval dus de NAK. Omdat de NAK toch al via inspecties toeziet op teelt en klaarmaken van de partij, heeft het voordelen opgeleverd om de exportinspecties toe te voegen aan de inspecties van de deelpartijen op het moment dat ze worden klaargemaakt.

In juli en augustus hebben de boeren hun werk gedaan. De oogst van hun pootaardappels is onder een goed gereguleerd klimaat opgeslagen in hun bewaarplaatsen. Tegen die tijd begint het hectische logistieke seizoen van de exporteurs en de handelshuizen. Die moeten de duizenden opgeslagen partijen van de telers "re-alloceren" tot de exportzendingen zoals de afnemer in het land van bestemming ze wil hebben: in ras, in maat van de aardappel, in omvang van de zending en het moment waarop hij ze aangeleverd wil krijgen.

Op basis van de wensen van de afnemers geven de exporteurs en handelshuizen hun toeleverende telers opdrachten om hun teeltpartijen te gaan sorteren en klaar te maken voor export. Dat is een niet helemaal voorspelbaar proces, machines kunnen stuk gaan, de sortering van een partij kan tegenvallen, en er kunnen natuurlijk door het strenge inspectieproces ook deelpartijen worden afgekeurd. Maar als de boot daar in Harlingen op moet wachten kost dat geld, veel geld.

Juist om te passen in deze hectische logistiek, hebben de exporteurs samen met de NAK en met ondersteuning van het programmateam CLIENT de sectorapplicatie Pootaardappel ontwikkeld. Een van de essenties van de sectorapplicatie is, dat ze zoveel als mogelijk gebruik maakt van de gegevens, die in de systemen van de NAK over partijen en inspecties liggen opgeslagen.

De kern van het systeem is:

• de exporteur geeft de algemene kenmerken in van de exportzending, waarvoor hij een fytosanitair certificaat wil aanvragen,
• de aanvraag wordt verder ingevuld met zgn. orderregels, deelpartijen, zoals ze bij het klaarmaken bij de telers ontstaan.
• De gegevens over deze deelpartijen en de inspecties die ze hebben ondergaan, staan in de database van de NAK.
• Middels een "webservice" (een intelligente koppeling tussen CLIENT Export en het systeem van de NAK) krijgt de exporteur inzicht in de gereedstaande partijen en kan dan de partij met zijn inspectieresultaten kopiëren naar een orderregel in zijn certificaataanvraag.
• Aan het eind van de certificaataanvraag controleert CLIENT Export of aan alle eisen van het betreffende land is voldaan, door de inspectieresultaten van alle deelpartijen te matchen met de betreffende landeneisen .

Deze werkwijze ziet er aan de hand van het systeem als volgt uit: Nadat de klant zijn aanvraag heeft geplaatst, zal de exporteur bij zijn telers de benodigde sorteeropdrachten uitzetten. De teler vraag op zijn beurt de certificaten en keuring aan bij de NAK. De keurmeester van de NAK keurt de partijen en legt de inspectieresultaten ter plaatse vast in de zijn PDA. De gegevens uit de PDA worden vrijwel direct bij de partijgegeven in de centrale database vastgelegd. Wanneer de teler de certificaten bij de NAK heeft aangevraagd combineert de laatste dit met benodigde exportinspecties en aanvullende onderzoeken die bij de sorteeropdracht horen. Zodra de eerste van een reeks keuringen in opbouw is uitgevoerd en vastgelegd verschijnen de resultaten in de centrale database. De exporteur maakt op basis van de klantvraag een zending aan in Client Hij vult de consignee in, product, land en eventueel aanvullende gegevens.

De zending wordt aangevuld met de gesorteerde en gereedstaande partijen van de telers die vastgelegd zijn in de NAK database. Met behulp van de partijselector in Client wordt verbinding gemaakt met de centrale NAK-database. Door gerichte zoekvragen te stellen presenteert de partijselector de specifieke partijen van de telers die opdracht kregen partijen te sorteren. Door het gewicht te selecteren en akkoord te kiezen, worden alle benodigde partijen geselecteerd. Als alle partijen met de juiste gewichten zijn geselecteerd wordt door de knop "toevoegen aan orderregel" de partijen aan de zending in Client toegevoegd. De zending is nu wat betreft invoeren van gegevens volledig klaar.

Sommige exporteurs kunnen het invoeren van zendingen volledig geautomatiseerd laten verlopen dankzij het berichtenboek. Exporteurs maken de zending op in hun eigen administratie, maken een digitale uitvoer en bieden die via een elektronisch bericht in een keer aan Client aan. Dankzij de intelligentie van Client worden alle benodigde handelingen daarna volledig geautomatiseerd uitgevoerd.

Als de zending gereed is kan de exportwaardigheid van de zending worden gecontroleerd via "controleer zekerheden". Met de knop "ververs waarborgen" worden alle benodigde controles voor het verzenden van pootaardappelen naar de gekozen bestemming uitgevoerd. Dit activeert de centrale motor van Client die eisen confronteert met dekkingen. Een deel van deze dekkingen worden gevormd door de inspectieresultaten van de NAK.
Voor de export van pootaardappelen kan Client alle benodigde zekerheden halen uit de keuringsresultaten van de NAK. Met de druk op de knop worden de eisen bepaald, de benodigde inspectieresultaten opgehaald uit de NAK database en gecontroleerd aan de hand van de normen.

Deze eisen en de daarbijbehorende dekkingen met eventuele normen, worden door de Plantenziektekundige dienst in Client beheerd. De PD vertaalt de landeneisen naar eisen in Client export, inclusief de betreffende dekkingen die horen bij een veilige export van plantaardige producten.

Als alle resultaten ontvangen zijn en binnen de normen van het land vallen zal Client de zending exportwaardig verklaren. Indien resultaten ontbreken wordt de specifieke keuring of inspectie oranje weer gegeven. Vallen inspectieresultaten niet binnen de normen van het land dan toont Client de exportwaardigheid rood. Deze partij kan dan niet mee in de zending. De partij dient dan uit de zending te worden verwijderd.

Ook wanneer een land een eis wijzigt of de grenzen sluit kan dit direct in Client worden aangepast zodat de exporteur voor het vervoeren van de partij weet waar hij aan toe is en geen onnodige kosten hoeft te maken.

De zending is nu volledig is ingevoerd, alle inspectieresultaten zijn ontvangen en de zending is exportwaardig. Dit is het moment dat de exporteur zijn aanvraag kan afronden. Eventueel ontbrekende gegevens worden getoond. Ook bepaalt hij hier welke gegevens van de toegevoegde partijen hij op het certificaat wil tonen

Sommige landen vragen om een telernummer en een perceelnummer. Andere landen vragen dat niet en dan kan de exporteur deze opties uitzetten. Client voegt alle gelijke orderregels bij elkaar op een regel.

Alle benodigde gegevens worden op basis van de zending en deelzending automatisch uit de database verzameld en tezamen met de bijschrijvingen op het afdrukvoorbeeld van het certificaat getoond. Bij grote zendingen wordt automatisch een bijlage aangemaakt waar de "overloop van gegevens" op wordt weggeschreven. Alles is in lijn met internationale afspraken. De exporteur kan een afdrukvoorbeeld opvragen en als alles akkoord is kan hij het exportdocument aanvragen.

Door middel van de knop "akkoord" sluit de exporteurs de opmaak van de zending af. Hij kan nu het certificaat afdrukken en het waarmerken aanvragen. De meeste bedrijven worden tijdens het exportseizoen dagelijks door de NAK inspecteurs bezocht die de opgemaakte certificaten waarmerken.

De laatste stap in het opmaken van het exportcertificaat is het waarmerken. Dit is de eindcontrole op de totale zending. De NAK kan op locatie via de PDA de database van Client vragen of de zending die op het certificaat wordt weergegeven daadwerkelijk voldoet aan de eisen van het land. Vrijwel direct ontvangt de inspecteur een melding dat de zending akkoord is en dat is het teken om het certificaat te voorzien van stempel en handtekening.

Met Client Export heeft de pootgoedsector een totale digitale werkwijze in haar keuringsketen gerealiseerd. Vanaf de veldkeuring van aardappelen via de partijkeuring, de exportkeuring en het opmaken van het exportcertificaat zijn alle gegevens digitaal beschikbaar en zijn dubbele activiteiten geschrapt. Een grote efficiency verbetering is hiermee gerealiseerd.