In Nederland koopt Lanning Import bv  snijbloemen in voor de verkoop aan supermarktketens in Europa.  De bloemen komen van vaste handelspartners in Oeganda. Eén van de bedrijven waar Lanning mee samenwerkt is Rose Farm, een productiebedrijf in de buurt van Kampala.

Het productieschema van Rose Farm geeft aan welke bestellingen vandaag verwerkt worden. Nadat de rozen uit de kassen zijn verzameld, worden ze in de grote hal gekoeld schoongemaakt en verpakt.
Aan het eind van de dag staan de bestellingen klaar voor transport naar het vliegveld, waar ze in een gekoeld ruim  per vliegtuig naar de klanten gaan.

De teelt en handel van rozen is erg afhankelijk van goede timing. Het logistieke proces is zo opgezet, dat de gesneden en verpakte rozen zo kort mogelijk buiten de koeling zijn. Dat betekent dat het transport naar het vliegveld zo laat mogelijk op de dag plaatsvindt. De Phytosanitaire Autoriteit, die toeziet op naleving van de exportregels, moet op het vliegveld de zendingen controleren.

Bij aankomst worden de rozen op een vliegtuigplaat uitgeladen. Hier wordt dan de  inspectie uitgevoerd. Maar door het krappe proces, is goed toezicht lastig te handhaven. Er is nauwelijks tijd en ruimte en een afgekeurde partij levert direct problemen op. Een ander probleem is administratief van aard. De definitieve gegevens van een zending ontstaan tijdens het laadproces. Zo vult de producent het eerste deel van de aanvraag in, maar op het vliegveld, bij de expediteur, ontstaan pas de definitieve aantallen en gewichten.

Deze en andere problemen kunnen worden aangepakt met de introductie van een electronisch systeem voor het aanvragen en afgeven van certificaten. Zo’n systeem zorgt voor een vereenvoudiging van het proces. Door te werken met 1 systeem, bevatten ‘documenten’ altijd de actuele stand van zaken. Als een overheidsmedewerker een regel aanpast, is die voor alle klanten direct zichtbaar. Bovendien wordt, door de rechtstreekse aanlevering van gegevens van de ene naar de andere overheidsdienst (ook internationaal) de fraude teruggebracht. Er kan onderweg niet meer gesjoemeld worden met de documenten.

Als we kijken naar het inspectieproces voor de certificering zélf, zijn er ook voordelen:
Het wordt mogelijk inspecties van zendingen te vervangen voor inspecties van het bedrijf. Door op reguliere basis het bedrijf te inspecteren, kan een deel van het certificeringsproces vooraf gebeuren, zodat het logistieke proces ongemoeid blijft. Gegevens over een zending kunnen worden ingevoerd zodra ze ontstaan. En het definitieve certificaat wordt pas gemaakt wanneer dat nodig is.

Het Cliënt-systeem werkt vanuit een beveiligde, centrale database die via beveiligde internetverbindingen bereikbaar is voor alle partijen. Afhankelijk van de toegekende rechten kan een partij zaken opvragen, toevoegen  en aanpassen in het systeem. Eerst kijken we naar de beheerder van het systeem, de Phytosanitaire Autoriteit. De Phytosanitaire Autoriteit legt in het systeem vast aan welke eisen een export zending moet voldoen. Achter de tab ‘Import Regulations’ vinden we een overzicht van alle regelgeving.

We bekijken de importregels die Nederland stelt aan een zending rozen. Hier is een overzicht van de 24 eisen die door het importerende land gesteld worden. Van elke eis zijn de details beschikbaar. Deze regel bijvoorbeeld stelt dat elke zending vrij moet zijn van de Acleris mot. Voor elke eis die in het systeem is opgenomen, staat genoemd welke zekerheden hiertegenover kunnen staan. Een zekerheid betekent dat aan de eis is voldaan.

In dit voorbeeld is de eenvoudigste zekerheid een officieel bericht van de Oegandese overheid dat deze mot niet in Oeganda voorkomt. Mocht die zekerheid vervallen, bijvoorbeeld omdat de mot tóch is waargenomen, valt het systeem terug op de tweede zekerheid.
In dit geval is dan een inspectieovereenkomst of arrangement de eenvoudigste zekerheid. Bij een inspectieovereenkomst legt de Phytosanitaire Autoriteit op regelmatige basis een bezoek af aan een producent, waarbij gecontroleerd wordt op de eis. Voldoet de producent aan de regel, dan kan zo aan de eis worden voldaan.

Mocht ook die zekerheid vervallen, bijvoorbeeld omdat de mot tóch op het bedrijf is aangetroffen, gaat de derde zekerheid werken: een inspectie van de zending. Uiteraard kan het systeem worden uitgebreid met tal van zekerheden, zoals kwaliteitssystemen van bedrijven, EU-erkenningen of verklaringen van derden. Achter de tab ‘Peststatus’ wordt de aanwezigheid van bepaalde organismen in het exporterende land bijgehouden. Die aan- of afwezigheid kan vervolgens in verschillende eisen en zekerheden worden toegepast.

Deze lijst toont dat de Acleris mot —die in het voorbeeld genoemd werd— afwezig is. Mocht de mot gesignaleerd worden, dan kan de Phytosanitaire Autoriteit de status hier veranderen, gekoppeld aan een datum. Vanaf dat moment moet aan zendingen die aan deze eis moeten voldoen een andere zekerheid worden gekoppeld. In het systeem liggen ook de inspectieovereenkomsten vastgelegd. Van elke overeenkomst wordt de status bijgehouden. Mocht bij een bedrijf nu een bepaald organisme gevonden worden dat daar niet hoort, kan de inspecteur de overeenkomst beëindigen. Zo kan het exporterende bedrijf dan geen zekerheid ontlenen aan de overeenkomst, en moet worden teruggevallen op inspectie per zending.

De volgende partij met toegang tot het systeem is de producent, in ons geval het exporterende rozenbedrijf. Het bedrijf heeft beperkte toegang tot het systeem. Alleen de voor hen relevante gegevens worden getoond.

Het scherm opent met de contactgegevens die de producent zelf kan wijzigen. Dit bedrijf heeft een inspectieovereenkomst. Via reguliere bedrijfsinspecties wordt gecontroleerd of het bedrijf vrij is van de organismen die in de eisen vermeld staan. Bij de tab ‘Production Facilities’ kan het bedrijf de status zien van de inspectieovereenkomsten. Wanneer een inspecteur de overeenkomst heeft beëindigd, kan de producent dat direct zien. Bij ‘Delegation’ houdt de producent bij wie hij machtigt om een deel van de gegevens van een zending in te voeren. In dit geval is de expediteur ‘Fresh Handling’ gemachtigd in de rol van transporteur.

Hier bevindt zich een lijst met de lopende aanvragen, waarvan de status getoond wordt. De producent gaat nu een nieuw export certificaat aanvragen. Hij kan kiezen uit eerdere product/bestemming-combinaties of een voor hem nieuw certificaattype aanvragen. De vaste bedrijfsgegevens worden automatisch in de aanvraag opgenomen. Daaronder wordt de ontvanger van de zending ingevuld. Naast globale transportgegevens, laat de aanvrager weten wanneer de zending op het vliegveld aanwezig is voor eventuele inspectie. Zo houdt de inspectie, zelfs als zij zendingen niet controleert, toch overzicht over alle zendingen.

In de volgende stap wordt een indicatie van de inhoud van de zending gegeven. De definitieve samenstelling wordt pas op het vliegveld duidelijk, maar de producent geeft in ieder geval aan welke soorten worden verzonden, en grofweg in welke hoeveelheden. Zo kan de inspectiedienst anticiperen op eventuele controles.

In dit scherm staat het overzicht van alle eisen waaraan de zending moet voldoen, en welke zekerheden daar in dit geval tegenover staan. Sommige zekerheden zijn door de overheid afgegeven, voor andere eisen heeft de producent een inspectie overeenkomst. Voor deze zending zijn alle benodigde zekerheden compleet. Er wordt een overzicht van de aanvraag getoond, met alle gegevens op rij.
Door ‘Apply’ te kiezen is de aanvraag ingediend. In het overzicht van lopende aanvragen is nu een regel toegevoegd van deze certificaat-aanvraag. In de status kolom is te zien dat de zending voldoet aan alle eisen. Alleen de details van de zending moeten nog worden ingevuld, maar dat gebeurt op het vliegveld.

Zodra de aanvraag door de producent is gedaan, is die beschikbaar in het hele systeem. De inspecteur krijgt een melding van de aanvraag en kan de details inzien. Wanneer de inspecteur inlogt op het systeem krijgt hij zijn persoonlijke ‘to-do’-lijst te zien. Het systeem geeft hem overzicht van alle lopende aanvragen. Als meest recente is de aanvraag die Rose Farm net heeft ingediend. Van elke aanvraag zijn ook alle details beschikbaar.

Er is ook een overzicht met alléén aanvragen die geïnspecteerd moeten worden. Hij heeft dus een overzicht van het totaal aantal zendingen, en weet ook welke zendingen moeten worden geïnspecteerd.

De expediteur op het vliegveld is door de producent gemachtigd de aanvraag verder in te vullen. Met zijn toegangscode heeft de expediteur zicht op een nog beperkter deel van de gegevens. Gedeeltes die de producent heeft ingevuld zijn nu niet te wijzigen.

Bij het lossen van de zending op de vliegtuigplaat wordt de definitieve weging gedaan. Afhankelijk van de planning van vliegtuigen kan de omvang op het laatste moment worden aangepast. Ook het vluchtnummer wordt nu  ingevoerd.De gegevens van de zending zijn nu compleet. De status van de aanvraag is nu veranderd. Het certificaat is klaar en kan worden afgegeven.

Zodra de producent of expediteur zich meldt bij de inspecteur kan het document worden afgegeven. Ook in het overzicht van de inspecteur is de status van de aanvraag aangepast. In het detailscherm van de aanvraag staan nu alle gegevens die producent en expediteur hebben ingevoerd. En de inspecteur kan het certificaat bekrachtigen, waarna de gegevens in het systeem worden bevroren.

De gegevens van het certificaat zijn nu opgeslagen in XML-formaat. Zo is het direct beschikbaar voor overheidsdiensten van het importerende land, maar ook de producent kan de gegevens gebruiken voor zijn administratie. Door alleen de ingevulde waardes te tonen kan het certificaat worden afgedrukt op speciaal papier. Ook het gehele formulier kan worden opgevraagd. Het certificaat wordt dan getoond zoals het geprinte exemplaar eruit zal zien. Uiteraard kunnen de gegevens ook worden overgedragen aan andere overheidsdiensten zoals de douane en Kamer van Koophandel.